İzmir'de geliştirilen Dijital Arşiv Yönetim Sistemi, fiziksel ortamdaki binlerce sayfalık evrakı elektronik ortama aktararak arşiv yönetiminde devrim niteliğinde bir çözüm sunmaktadır. Bu sistem, başlangıçta İzmir Büyükşehir Belediyesi iştiraklerinde uygulanmaya başlanmış olup, ileride kamu kurumlarına yayılması hedeflenmektedir.
İzmir İnovasyon ve Teknoloji A.Ş., kamu kurumları ve büyük ölçekli işletmelerin artan arşiv yükü sorununa çözüm bulmak amacıyla bu sistemi kullanıma sunmuştur. Dijital Arşiv Yönetim Sistemi, fiziksel arşivlerde meydana gelebilecek belge kaybı riskini azaltma, depolama alanı ihtiyacını sona erdirme ve belge erişimini kolaylaştırma amacı gütmektedir. Sistem, kurumların arşiv süreçlerini dijital ortamda yöneterek iş süreçlerini hızlandırmayı hedeflemektedir.
İlk Uygulama İzmir İnovasyon ve Teknoloji A.Ş. Arşivlerinde Başarıyla Gerçekleştirildi
Proje kapsamındaki ilk uygulama, İzmir İnovasyon ve Teknoloji A.Ş.'nin fiziksel arşivlerinin dijitalleştirilmesi ile gerçekleştirilmiştir. Geçmiş yıllara ait binlerce belge taranarak dijitalliğine kazandırılmış, indeksleme çalışmaları tamamlanmış ve kullanıcıların ihtiyaç duyduğu evraklara saniyeler içinde erişebileceği bir altyapı oluşturulmuştur. Bu dijitalleştirme sayesinde, fiziksel belgelerin yıpranmasının önüne geçilirken, belge kaybı riski de önemli ölçüde azaltılmıştır. Ayrıca, belge arama, erişim ve paylaşım süreçlerinin hızlanmasıyla birlikte iş gücü ve zaman tasarrufu sağlanmıştır.
Kâğıt Tüketimini Azaltma Hedefi
Dijital Arşiv Yönetim Sistemi, belgelerin fotokopi çekilerek fiziksel olarak farklı birimlere ulaştırılması ihtiyacını da ortadan kaldırmaktadır. Belgelerin dijital ortamda güvenli bir şekilde paylaşılması sayesinde kâğıt tüketiminin azaltılması, baskı maliyetlerinin düşürülmesi ve doğal kaynakların korunması hedeflenmektedir. Böylece proje, yalnızca kurumsal verimliliği artırmakla kalmayıp, çevresel sürdürülebilirliğe de katkıda bulunmaktadır.
Belediye İştiraklerinde Yaygınlaştırma Çalışmaları
İzmir İnovasyon ve Teknoloji A.Ş., geliştirdiği sistemi İzmir Büyükşehir Belediyesi iştiraklerinin kullanımına sunmaya başlamıştır. İştiraklerin ardından belediyenin hukuk biriminde de sistemin uygulanması planlanmaktadır. Bu proje ile belediye bünyesindeki farklı kurumların arşiv süreçlerinin ortak bir dijital altyapı üzerinden yönetilmesi hedeflenmekte, ilerleyen süreçte ise pek çok kamu kurumu, üniversite, sağlık kuruluşları ve büyük ölçekli özel işletmelerin de sistemden yararlanması amaçlanmaktadır.
Belge Erişimi ve Yönetimi Kolaylaşıyor
Dijital Arşiv Yönetim Sistemi, yalnızca belge tarama hizmeti sunmamakta, aynı zamanda OCR (Optik Karakter Tanıma) teknolojisi sayesinde fiziksel evraklardaki bilgileri okunabilir dijital verilere dönüştürmektedir. Bu sayede kullanıcılar, belge türü, tarih, sicil numarası veya anahtar kelimeler aracılığıyla hızlı arama yapabilmektedir. Ayrıca, QR kod ve barkod destekli takip sistemi ile fiziksel belgelerin teslim alımından dijital ortama aktarımına kadar geçen tüm süreç anlık olarak izlenebilmektedir. Sistem, mevcut Elektronik Belge Yönetim Sistemleri ile de entegre çalışabilen bir yapı olarak geliştirilmiştir.
On Binlerce Sayfa Kısa Sürede Dijitalleşiyor
Yüksek performanslı tarama altyapısı ve hibrit yazılım mimarisi ile geliştirilen sistem, web tabanlı yönetim ekranları aracılığıyla toplu tarama süreçlerini bir araya getirmektedir. Böylece on binlerce sayfalık arşivler kısa sürede dijital ortama aktarılabilmektedir. İzmir İnovasyon ve Teknoloji A.Ş., geliştirdiği Dijital Arşiv Yönetim Sistemi ile hem belediye iştiraklerinde hem de farklı sektörlerde dijital dönüşümü hızlandırmayı, güvenli ve sürdürülebilir bir arşiv yönetimi altyapısı oluşturmayı hedeflemektedir.
